Давате обратна връзка на служител? Ето как да бъде по-приятно и за двете страни

Повечето мениджъри считат формалните разговори със служителите за безсмислени.

Ако обаче не давате обратна връзка на служителите си, те няма да подобрят представянето си, нито ще се поучат от грешките си - няма да са наясно какви са. 

Със сигурност разговорът не е лесен нито за Вас, нито за служителят, но можете да направите няколко неща, за да протече по-приятно:

 

Ако желаете да изразите оценката или критиката си с разговора, обърнете внимание винаги да е налице позитивна атмосфера. Служителят трябва да е с чувството, че реакцията цели да му помогне. Дръжте се приятелски дори, когато критикувате и завършете разговора с позитивизъм, като отправите похвала.

2. Базиране на конкретни факти

 
Базирайте и похвалите и критиките си на конкретни наблюдения на поведението. Избягвайте изразите, които подлежат на тълкуване. Например, никога не казвайте „при презентацията изглеждахте несигурен“. По-добре използвайте указания от типа на „Трепереше Ви гласа и на два пъти загубихте последователността на разказа“. Така служителят ще разбере какво трябва да промени в поведението си, за да се владее по-добре. С това ще постигнете най-важното - ще му покажете какво да направи, вместо да подхвърляте критики, които могат да значат всичко.
 

3. Изразяване на личната гледна точка, а не на гледната точка на целия екип.

 
Вие сте човекът, който хвали или критикува. Акцентирайте върху това при начина на формулиране. Кажете, например: „аз считам, че...“. Не крийте идентичността си зад начина на изразяване: „Всички (останали) смятаме (смятат), че...“ Говорейки от свое име оставяте впечатление за искреност. Служителят ще се запознае с желанията Ви и ще ги спазва. Освен това няма да реши, че целият екип е срещу него.
 

4. Акцентиране върху констатираното

 
Подчертайте факта, че вашите похвали или критики са резултат от личните Ви впечатления, а не са неоспорим факт. Не забравяйте, че общо взето, критиката не се приема лесно. Имайте предвид факта, че служителят вижда ситуацията различно от начина, по който я оценявате Вие. Ако акцентирате върху това, че изразявате лично мнение, давате възможност на служителя да изрази своето, дори ако е противоположно на Вашето. Така създавате основата за провеждане на разговор между двамата партньори, а не между съдия и подсъдим.
 

5. Конструктивни разговори

 
Това важи не само за критиките, а и в случаите на оценяване. Ефектът от похвалите може лесно да се разруши, ако освен подчертаване на продуктивните способности на служителя, поставите и критикуващи въпроси. Един подобен въпрос би бил „Защо увеличихте разходите?”. Служителят може да разбере, че добрите му резултати са свързани с увеличението на разходите. При критиките конструктивните разговори са от по-голямо значение. Ако служителят не успее да покаже в разговора, че може да се поучи от собствените си грешки, ще загуби вяра в себе си и в способностите си, но и във Вашите мениджърски качества.
 

6. Ограничаване броя на повдигнатите теми в разговора

 
В разговорите повдигайте само теми, които се понасят добре от служителите. Изискване за радикална промяна на поведението или на прекалено голям брой правила, претоварва или демотивира съответния служител.

С това ще направите разговорите за споделяне на критики и похвали по-лесни за всяка засегната страна. Освен това можете да използвате обратната връзка за мотивиране на кадрите си. Как вижте тук >>>  

 Повече за мотивацията на служителите можете да научите тук >>>