Последно актуализиран на 27 Октомври 2025 Електронно трудово досие и допустимост на електронно подписано съгласие от служителите
Отговор, предоставен отдоц. д-р Андрей Александров
на 27 Окт 2025
Въпрос:
➤ Нашата компания планира въвеждането на електронно трудово досие. Бихме искали да уточним дали първоначалното съгласие от страна на служителите (отразено в анекс към трудовия им договор) да са адресати на електронни изявления може да бъде предоставено онлайн чрез DocuSign) или съществува нормативно изискване това съгласие да бъде дадено на хартиен носител или задължително с квалифициаран електронен подпис?
Отговор:
В разпоредбата на § 1 от ДР на Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (НВИССЕДТДРС) е посочено кои групи документи могат да се създават и съхраняват като електронни документи. Сред тях изрично са включени документите, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение: трудов договор, споразумение по чл. 107 от Кодекса на труда, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор и т.н. Следователно няма пречка още встъпването в трудово правоотношение да стане по електронен път, като и двете страните подпишат договора с електронен подпис.[1] Същото се отнася и до всякакви допълнителни споразумения, включително допълнително споразумение, с което страните дават съгласието си да бъдат адресати на електронни изявления относно обстоятелства от значение за трудовото правоотношение.
По отношение на използваните от страните електронни подписи следва да се има предвид разпоредбата на чл. 7 от НВИССЕДТДРС, която предвижда, че електронните документи се подписват от работника или служителя с електронен подпис съобразно нормативните изисквания и договореното с работодателя. Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка. Документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис. Накратко, няма пречка работникът или служителят да подпише документа с DocuSign, щом това е „договорената“ с работодателя форма за подписване на документите.
По отношение на използваните от страните електронни подписи следва да се има предвид разпоредбата на чл. 7 от НВИССЕДТДРС, която предвижда, че електронните документи се подписват от работника или служителя с електронен подпис съобразно нормативните изисквания и договореното с работодателя. Когато работодателят изисква от работника или служителя да се използва квалифициран електронен подпис, той е длъжен да осигури механизъм на подписване за своя сметка. Документите, създавани от работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис. Накратко, няма пречка работникът или служителят да подпише документа с DocuSign, щом това е „договорената“ с работодателя форма за подписване на документите.
[1] Впрочем, в административната практика се допуска и „хибриден“ вариант на подписване на документа: с електронен подпис от работодателя и със собственоръчен – от работника или служителя. На Интернет страницата на МТСП, в рубриката „Често поставяни въпроси“, е публикуван отговор от януари 2021 г. на въпрос „Допустимо ли е съгласно българското законодателство подписването на трудов договор от страна на работодателя с електронен подпис, а от страна на работника/служителя саморъчно (с мокър подпис)? Ще бъде ли валиден договор, подписан по този начин и ще се счита ли за спазена писмената форма в този случай?“ Експертите от администрацията на МТСП дават следните разяснения: „В чл. 62, ал. 1 от Кодекса на труда е регламентирано, че трудовият договор се сключва в писмена форма. Разпоредбата на чл. 3, ал. 2 от Закона за електронния документ и електроните удостоверителни услуги предвижда, че писмената форма се смята за спазена, ако е съставен електронен документ съдържащ електронно изявление. В чл. 25, § 2 от Регламент (ЕС) № 910/2014 е предвидено, че правната сила на квалифицирания електронен подпис е равностойна на тази на саморъчния подпис. Следва да се има предвид, че според практиката на съда доказателствената сила на подписания с квалифициран електронен подпис електронен документ е такава, каквато законът признава на подписаният писмен документ, ако се касае за частен документ, той се ползва с такава сила само за авторството на изявлението. Поради това, по наше мнение, е възможно с квалифициран електронен подпис да се подпише трудовият договор от работодателя, а работникът или служителят да подпише на хартия. Доколкото той е частен документи, подписването с квалифициран електронен подпис има сила само за авторството на изявлението. Поради обстоятелството, че трудовият договор е съглашение между две лица, по наше мнение следва да има доказателства за изразеното волеизявление от всяко едно от тях. В тази връзка считаме, че при евентуален трудов спор работодателят следва да може да представи доказателства относно автентичността на електронния подпис, положен върху първоначално създадения електронен документ, а също така следва да съхранява в трудовото досие и екземпляр от трудовия договор, подписан от работника или служителя на хартиен носител.“
БЕЗПЛАТНО приложение portaltrznormativi.bg
Бъдете в крак с всички решения, предложени от специалистите.
Абонирайте се сега в бюлетина на PortalTRZnormativi.bg и получете специален PDF "ТРЗ практика – готови решения за отпуски, трудови и граждански правоотношения "!
Подобни статии от категория Трудови правоотношения
24Март2016
Определяне на допълнително трудово възнаграждение за лице, внасяло осигуровки като управител
от Красимира Гергева
на 24 Март 2016