Разместване на смени на служители по непредвидени обстоятелства

Работното време на служителите във фирмата се отчита сумирано. Служителите предоставят труда си на смени, по предварително одобрен график. Един от служителите не може да изпълни графика по непредвидени обстоятелства, поради което се налага смените да бъдат разместени - неговата смяна да бъде поета от друг работник, а той да поеме смени, в които му е възможно да работи, без да е налице промяна на продължителността на работното време. Каква документация е необходима за да бъде спазено трудовото законодателство - молба, заповед и т.н, необходима ли е молба от служителя до прекия ръководител?