Връщане и съхранение на трудовите книжки след 1 юни 2026 г. и задължения на работодателя при непотърсени такива

Съгласно § 24, ал. 1 от ПЗР на ЗИД на КТ  (ДВ, бр. 85 от 2023 г., в сила от 1.06.2025 г.) „в срок до 1 юни 2026 г. или при прекратяване на трудовото правоотношение в периода от 1 юни 2025 г. до 1 юни 2026 г. работодателите оформят трудовите книжки на работниците и служителите, като в трудовата книжка с цифри и думи се записва продължителността на трудовия стаж, положен от работника или служителя при него към 1 юни 2025 г., подписва се от главния счетоводител и от работодателя, като се подпечатва с печата му, ако разполага с такъв. След оформянето ѝ трудовата книжка се връща незабавно на работника или служителя.“

 

1. Буквалното тълкуване на разпоредбата показва, че за работодателите липсва правно основание да съхраняват трудови книжки по желание на работниците и служителите. С декларация не могат да се постигнат правни последици, каквито законът не предвижда. Не е изключено съхраняването на трудовите книжки в личните трудови досиета на работниците и служителите след предвидената крайна дата да се квалифицира и като неправомерно обработване на лични данни от страна на работодателя. Поради това не е препоръчително работодателят да насърчава, толерира или да се съгласява трудовата книжка да остане у него след 1 юни 2026 г. Тя трябва да бъде върната на работника или служителя.

 

2. Друг е въпросът с непотърсените след покана трудови книжки. Напълно мислимо е работникът или служителят да не може да бъде намерен, за да му бъде върната трудовата книжка (напр. защото е в самоотлъчка).

 

С Постановление № 267 на МС от 29.07.2024 г. за приемане на Наредба за вписване в регистъра на заетостта (в сила от 01.06.2025 г. за трудовите правоотношения и от 01.06.2026 г. за служебните правоотношения по Закона за държавния служител) бяха направени и промени в Наредбата за трудовата книжка и трудовия стаж, като в последната останаха действащи само разпоредбите, регламентиращи трудовия стаж. Раздел I “Трудова книжка” беше отменен, считано от 01.06.2025 г.

 

Така в законодателството ни се появи празнота по въпроса: длъжен ли е работодателят да съхранява непотърсени трудови книжки при липса на изрича нормативна уредба (след влизане в сила на отмяната на чл. 8 НТКТС през 2025 г.[1])? Считам, че отговорът на този въпрос е положителен най-малко поради следните съображения:

Трудовите книжки запазват значението си на официален удостоверителен документ за вписаните в тях обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя (§ 22 ПЗР на ЗИД на КТ – ДВ, бр. 85 от 2023 г., в сила от 01.06.2025 г.). Работодателите не могат просто да унищожат непотърсени трудови книжки, които се намират у тях, защото така ще застрашат упражняването на трудови и осигурителни права на работника или служителя.

 

Не са отменени и остават в сила правилата за съхраняване на ведомости за заплати и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник (чл. 5, ал. 10 КСО). Съгласно § 1 от ДР на Инструкция № 5 от 30.06.2005 г. за приемане и съхраняване на ведомости за заплати и трудовоправни документи на прекратени осигурители без правоприемник „трудовоправни документи“ са:

а) документите по чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО – трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения;

б) неполучените от осигурените лица трудови книжки, издадени удостоверения за трудов/осигурителен стаж и осигурителен доход и други съхранени от осигурителите документи, въз основа на които може да се установи осигурителен стаж и/или осигурителен доход, и/или категория труд.

 

За да може да изпълни задължението си да предаде на НОИ тези документи, ако се прекратява без правоприемник, работодателят (осигурител) очевидно трябва да ги е запазил.

 

При все че обосноваването на горните изводи по тълкувателен път изглежда напълно логично, отмяната на чл. 8, ал. 1 НТКТС (сега: Наредба за трудовия стаж) не беше достатъчно добре обмислена. За да обосноват съхраняването на хартиена трудова книжка (което само по себе си е форма на обработване на личните данни, съдържащи се в нея), за работодателите би било значително по-сигурно основанието за обработване да е изпълнение на нормативноустановено задължение. Към момента такова изрично задължение липсва. Според чл. 5, ал. 7, т. 1 КСО осигурителят е длъжен да съхранява за срок 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, ведомости за заплати, трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначаване, допълнителни споразумения/заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск общо над 30 работни дни в една календарна година, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения; документите се съхраняват по реда, определен в Закона за Националния архивен фонд. В тази разпоредба липсва изрично задължение за съхранение в 50-годишен срок на непотърсени трудови книжки. Те се споменават едва в ал. 10 („ …документите по ал. 7, т. 1, както и неполучените от осигурените лица трудови книжки“). Всичко това е от естество да породи известна правна несигурност и е желателно да се помисли за създаването на по-ясна правна уредба.

 

 

[1] Редакция на чл. 8 НТКТС, действала от 2009 г. до 2025 г.:

Чл. 8 (1) Неполучените от работниците или служителите трудови книжки, дневниците и екземпляр от издадените удостоверения се съхраняват при работодателя в продължение на 50 години. В същия срок се съхраняват и неполучените трудови книжки, дневниците и удостоверенията в инспекциите по труда за трудови книжки, издадени от тях.

(2) При закриване на предприятието, без да е посочен правоприемник, всички съхранявани от него разплащателни ведомости, трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 работни дни, заповеди за прекратяване на трудови правоотношения, трудови книжки и други документи, установяващи осигурителен стаж и доход на лицата, които са работили в предприятието, се предават на териториалните поделения на Националния осигурителен институт. Удостоверенията за трудов стаж се издават от териториалните поделения на Националния осигурителен институт въз основа на съхраняваните от тях разплащателни ведомости и други документи на прекратени осигурители без правоприемник.