Паралелно съхранение на електронни и на хартиени документи в трудовото досие на работника или служителя

Няма правна пречка за воденето на „хибридно“ трудово досие от електронни документи и такива на хартиен носител. Според чл. 128б КТ част от документите в трудовото досие могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет.
 

Според чл. 6, ал. 2, т. 1 от Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя в Правилника за вътрешния трудов ред се посочва видът на документите, които ще се създават и/или съхраняват като електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.
 

Разбира се, вероятно след въвеждането на електронното трудово досие тенденцията ще се развие към цялостна „дигитализация“ на трудовоправните документи. Наличните хартиени документи могат да се сканират и добавят в електронното досие съгласно чл. 11 от Наредбата (Документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие на работника или служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им. Пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител – със саморъчен подпис.) Това обаче е само възможност („могат да се включат“), а не задължение за работодателя, а и няма конкретен срок, в който трябва да се извърши. 
 

Следователно, накратко, няма пречка части от досието да са на хартиен, а други – на електронен носител. Единственият потенциален риск за работодателя при паралелно водене на хартиени и електронни досиета е организационен — да се осигури пълнота, идентичност и съответствие между двата носителя, както личните данни да са еднакво сигурно защитени и в двете форми. Няма обаче нормативна забрана за такъв „хибриден“ режим, нито изискване за незабавно преминаване изцяло към електронна форма.